STANDARDIMALLEJA, SFS 2487, uudistettu 3.5.2007. Standardi  koskee hallinnon, kaupan ja teollisuuden asiakirjoja.

Standardi sisältää ohjeet asiakirjan tunnistetiedoista ja tekstin vakioasettelusta. Standardin periaatteita sovelletaan sekä paperimuodossa että sähköisessä muodossa oleviin, pääasiassa A4-muotoisiin, asiakirjoihin. Tällaisia asiakirjoja ovat esimerkiksi organisaatioiden tai yksityishenkilöiden laatimat kirjeet, sopimukset, tilaukset, tarjouspyynnöt, tarjoukset, lausunnot, muistiot ja raportit. Standardia noudattamalla helpotetaan ja nopeutetaan asiakirjan laatimista, lukemista ja käsittelyä. Asiakirjan tunnistetiedot ovat standardissa keskeisiä elementtejä, joita käsitellään asiakirjan kuvailutietoina. Standardin tavoitteena on luoda ja ylläpitää yhtenäisiä käytäntöjä, joita noudattamalla asiakirjasta löytää nopeasti ja helposti vakioasettelun mukaiset oleelliset tiedot. Tavoitteena on myös luoda malli, jota hyödyntämällä esimerkiksi asiakirjapohjat ovat valmiiksi standardoituja ja pohjatiedot on aseteltu lopullista sisällöntuottajaa varten valmiiksi. (SFS 2008.)

 

Ylätunniste: ylätunnisteeseen sijoitetaan vähintään laatija (organisaatio tai yksityishenkilö), asiakirjatyyppi ja päivämäärä sekä yli sivun pituisissa asiakirjoissa sivunumero ja kokonaissivumäärä.
Kun lähettäjänä on yksityinen henkilö, ylätunnisteeseen voidaan sijoittaa myös yhteystiedot: lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka ja puhelin (esim. mallissa hakemus).
Yrityksen tmv. liikekirjeissä yhteystiedot sijoitetaan alatunnisteeseen:

  • yrityksen ja yhteisön nimi (organisaatio)

  • postiosoite

  • käyntiosoite

  • puhelinnumero

  • faksinumero

  • sähköposti- ja verkko-osoite

  • muut viranomaisten määräämät tai muuten tarpeelliset tiedot kuten Y-tunnus, kotipaikka, pankkiyhteystiedot ym.

Yhteystiedot voidaan ryhmitellä tarkoituksenmukaisella tavalla.

 

Vakioasetteluohje

OSOITTEELLINEN ASIAKIRJA

Osoitteellinen asiakirja, normaali sisennys (monisivuinen, otsikot numeroitu)
Osoitteellinen asiakirja, riippuva sisennys (monisivuinen, otsikot numeroitu)		 Osoitteellinen asiakirja, normaali sisennys (monisivuinen, otsikot ilman numerointia)
Osoitteellinen asiakirja, riippuva sisennys (monisivuinen, otsikot ilman numerointia)

 

Asiakirjojen sovellusmalleja

Hakemus (yksityishenkilön)

Tiedote (yksisivuinen, yhteystiedot ylätunnisteessa)

Tarjous (monisivuinen, tunnistetiedot alatunnisteessa)

OSOITTEETON ASIAKIRJA

Osoitteeton asiakirja (monisivuinen perusmalli)

 

Asiakirjojen sovellusmalleja

Kokouskutsu - yksisivuinen

Pöytäkirja - monisivuinen

Muistio - yksisivuinen

Toimintasuunnitelma - yksisivuinen

Toimintakertomus - monisivuinen

Lähteet

SFS. 2008. Asiakirjan tekstin asettelu ja tunnistetiedot. http://www.sfs.fi/luettelo/sfs.php?standard=SFS%202487. 8.9.2008.

Sisältö osin mukaillen Vuokko Vanhala-Nurmen materiaalista (http://www.haaga-helia.fi).