Analyysivaihe
Analyysivaihe on verkkopalvelun kivijalka. Sen aikana
selvitetään, mitä ryhdytään kehittämään, miksi ja keitä varten.
Jos on kysymys yritystoiminnan tietyn osan kehittämisestä,
analyysi rajataan tätä osaa koskevaksi.
Kuvio 1. Verkkopalveluprojekti, yleinen taso.
Analyysivaihe alkaa nykytilan kuvauksesta, jossa selvitetään
yrityksen
- sidosryhmät
- kilpailijat
- asiakkaat
- toiminnot
- tiedot
- tietoturvasäännöstö ja tietoturva-arkkitehtuuri
- nykytilan riskit (riskianalyysi)
- vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat (SWOT)
- ongelmat ja niiden mahdolliset ratkaisut (ongelma-ratkaisu
-analyysi ).
Näiden selvitysten pohjalta voidaan kuvata yritystoiminnan
tarpeet, jotka nousevat nykytilan ongelmista. Jos kaikki on
nykytilassa hyvin eikä ongelmia esiinny, yrityksellä ei ole
tarvetta muuttaa nykyistä toimintaansa eikä mitään
kehittämisprojektia tarvita.
Yritystoiminnan tarpeiden perusteella syntyy käsitys
tavoitetilasta, joka kuvataan seuraavaksi. Kuvaukseen kuuluvat
- tavoitteen määrittely
- mittarit, joilla voidaan osoittaa, että tavoite on
saavutettu.
Lisäksi kuvataan mahdolliset muutokset
- sidosryhmissä
- kilpailijoissa
- asiakkaissa
- toiminnoissa
- tiedoissa.
Analyysin lopuksi laaditaan tavoitetilan riskianalyysi. Se
voidaan esittää taulukkona, jossa luetellaan riskit, niiden
vaikutukset, luokitukset ja vastuut.
Verkkopalveluprojektin kokonaisuus on kuvattu kuviossa 1
karkealla tasolla ja kuviossa 2 tarkemmalla tasolla.
Kuvio 2. Verkkopalveluprojekti, tarkempi taso.
Jos tavoitetila ei aiheuta muutoksia nykytilaan tai nykyisiin
toimintoihin, voidaan kysyä, miksi tavoitetilaan pääsemiseen
pitäisi panostaa. Liiketoiminnan tarvitsemat tiedot eivät
yleensä uuden järjestelmän myötä muutu - niin kauan kuin yritys
pysyy samalla liiketoiminta-alalla. Uuteen järjestelmään voi
tulla uusia käyttöliittymään ja muihin teknisiin ominaisuuksiin
liittyviä tietoja, mutta niitä ei mallinneta analyysivaiheessa
vaan vasta suunnitteluvaiheessa.
Analyysivaiheessa haastatellaan liiketoiminnan
asiantuntijoita, perehdytään erilaisiin kuvauksiin, esitteisiin,
muistioihin, tilastoihin ja tunnuslukuihin, yrityksen
kilpailutilanteeseen, sidosryhmiin ja asiakaskuntaan.
Kypsyysmallilla voidaan kuvata yrityksen verkkotoiminnan
suhdetta asiakkaiden verkkotoimintaan. Näin saadaan käsitys
siitä, onko yrityksen syytä kehittää tai tehostaa
verkkoliiketoimintaansa säilyttääkseen asiakaskuntansa tai
saadakseen uusia, potentiaalisia asiakkaita.
Yrityksen toiminnot voidaan selvittää ylhäältä-alas- (top-down-)
tai alhaalta-ylös- (bottom-up-) -menetelmällä. Edellinen
tarkoittaa, että aluksi hahmotetaan toimintojen karkea
kokonaiskuva, esimerkiksi yrityksen ydintoiminnot, sisäiset
kehittämistoiminnot ja tukitoiminnot tai strategisen, taktisen
ja operatiivisen tason toiminnot, joita tarkennetaan
tarvittavalle tasolle. Jälkimmäinen tarkoittaa yksittäisten
toimintojen kartoittamista ja niiden niputtamista suuremmiksi,
hierarkkisiksi kokonaisuuksiksi
Nykyisillä menetelmillä yrityksen tiedot ja toiminnot voidaan
kuvata samanaikaisesti: jokaisesta toiminnosta tarkistetaan,
että sen tarvitsemat ja tuottamat tiedot luetellaan ja kuvataan.
Jokaisesta tiedosta puolestaan tarkistetaan, että jokin toiminto
tuottaa sen ja jokin käyttää sitä. Yritys ei tarvitse sellaista
tietoa, jota missään toiminnossa ei käytetä, eikä sellaista
kannata tuottaa.
Kuten jo edellä todettiin, analyysi rajataan koskemaan sitä
osaa yritystoiminnasta, jota on tarkoitus kehittää, ja myös
siihen liittyviä toimintoja ja niiden tarvitsemia tietoja. Silti
pitää jollain tasolla ottaa huomioon ne yrityksen muut
toiminnot, jotka mahdollisesti tarvitsevat tarkasteltavien
toimintojen synnyttämiä tietoja - kuten esimerkiksi
operatiivisiin tilastoihin perustuva johdon päätöksenteko,
markkinoinnin kehittäminen, tuotekehitys tai yrityksen
tilinpäätöksen laatiminen.
SWOT-analyysilla voidaan kuvata yrityksen vahvuuksia ja
heikkouksia sekä mahdollisuuksia ja uhkia.
Ongelma-ratkaisuanalyysin avulla voidaan selvittää yrityksen
tämänhetkiset ongelmat ja kartoittaa niiden
ratkaisuvaihtoehtoja.
Analyysin myötä verkkopalveluprojektin jäsenille hahmottuu
käsitys liiketoiminnan tarpeista, joita voidaan tarkentaa
haastattelemalla eri osa-alueiden vastuuhenkilöitä ja
operatiiviseen työskentelyyn osallistuvia henkilöitä.
Analyysin lopputulos tarjoaa perustelut verkkopalvelun
kehittämiselle sekä tarkan kuvauksen tulevasta verkkopalvelusta:
mitä tietoja sen avulla voidaan käsitellä tai välittää ja
millainen sen toiminnallisuuden pitäisi olla toisaalta
yrityksen, toisaalta asiakkaan näkökulmasta. Analyysivaiheen
tulosten perusteella tehdään päätös siitä, jatketaanko
verkkopalvelun kehittämistä. Myönteinen päätös edellyttää
panostusta jatkoon, kielteinen vapauttaa yrityksen voimavarat
muuhun. Jos on tarkoitus tehdä kehitystyötä iteroiden tai
palastellen, yhtenäisessä analyysivaiheessa esitetään tiedot ja
toiminnot hyvin karkealla tasolla ja niitä tarkennetaan
palastellen etenevissä osaprojekteissa.
On tärkeää, että analyysivaiheessa ei mennä liian syvälle
teknisiin ratkaisuihin vaan pysytään liiketoiminnan tasolla,
jolloin analyysiraportti on teknisen ympäristön muuttuessa
uudelleenkäytettävä (re-usable): saman analyysiraportin
perusteella voidaan toteuttaa verkkopalvelu sekä tämän päivän
tekniseen ympäristöön että seuraavan sukupolven ympäristöön.
Tekninen ympäristö muuttuu nopeammin kuin yrityksen
liiketoiminta. Jos analyysiraportissa otetaan kantaa teknisiin
yksityiskohtiin kuten käyttöliittymään tai palvelun
sivurakenteeseen, niin verkkopalvelun siirtäminen esimerkiksi
internetistä ja suurinäyttöisiltä kiinteiltä työasemilta
mobiiliverkkoon ja kämmentietokoneisiin tai digitaaliseen
televisioon voi edellyttää analyysiraportin muokkaamista tai
pahimmassa tapauksessa kokonaan uutta analyysivaihetta. Tämä
tarkoittaa käytännössä moninkertaista työtä ja resurssien
tuhlausta.
Joskus analyysivaiheen lopussa voidaan todeta, että olemassa
olevat ongelmat on jo prosessin aikana tiedostettu ja korjattu
muuttamalla nykyisiä käytäntöjä: mitään tarvetta verkkopalvelun
kehittämiseen ja sen edellyttämiin panostuksiin ei ole olemassa.
Tässäkin tapauksessa analyysivaihe on ollut hyödyllinen ja
päätös pitäisi voida hyväksyä: verkkopalvelun rakentaminen ei
saa olla itseisarvo. Verkkopalvelun kehittäminen vaatii aina
resursseja, jotka ovat poissa yrityksen muusta toiminnasta.
Verkkopalvelua kannattaa ryhtyä kehittämään vain silloin, kun
kehittämiselle on olemassa riittävät, liiketoiminnan tarpeista
lähtevät perustelut.
Lisätietoja ja esimerkkejä analyysivaiheesta
Päivitetty:
29.10.2003, Eija Kalliala, eija.kalliala@helia.fi
| 
